信息自由法

弗吉尼亚州信息自由法规定的请求者的权利和弗吉尼亚州卫生部 (VDH) 的责任

弗吉尼亚州信息自由法案 (FOIA)，位于 § 2 . 2 - 3700等。《弗吉尼亚法典》第 9 条规定，保证联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。

公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或保管的任何书面或记录，无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录都被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。

FOIA的政策规定，FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。为进一步推进这一政策，《信息自由法》要求对法律进行宽泛的解释，以利于获取信息，而对允许保留公共记录的任何豁免则必须进行狭义的解释。

您的 FOIA 权利

• 您有权要求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。
• 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。
• 如果您认为您的《信息自由法》权利受到侵犯，您可以向地区法院或巡回法院提交请愿书，强制遵守《信息自由法》。

• 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、亲自或电话索取记录。FOIA 并不要求您的请求必须以书面形式提出，您也不需要明确说明您是根据 FOIA 请求获取记录。
• 从实际角度来看，以书面形式提出请求可能对您和接收请求的人都有帮助。这使您可以创建您的请求记录。它还清楚地说明您所请求的记录，以免对口头请求产生误解。然而，如果您选择不以书面形式提出请求，我们不能拒绝回应您的 FOIA 请求。
• 您的请求必须以“合理的特异性”识别您正在寻找的记录。这是一个常识性的标准。它不会提及或限制您请求的记录的数量或数量；相反，它要求您提供足够具体的信息，以便我们能够识别和找到您正在寻找的记录。
• 您的请求必须要求提供现有的记录或文件。FOIA 赋予您检查或复制记录的权利；但它不适用于您询问有关 VDH 工作的一般问题的情况，也不要求 VDH 创建不存在的记录。
• 您可以选择接收 VDH 在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
• 例如，如果您请求保存在 Excel 数据库中的记录，您可以选择以电子邮件或计算机磁盘的形式接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。
• 如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员的努力，澄清您正在寻找的记录类型，或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录。
• 要从 VDH 请求记录，您可以使用上面的“在线提交您的 FOIA 请求”链接或将您的请求发送至：

• 对于与工程/环境研究或调查、或水井或化粪池记录相关的常规 FOIA 请求，您可以在https://vdh.nextrequest.com在线提交请求。您也可以通过电子邮件、电话或亲自向当地卫生区的环境卫生团队提出请求。我们网站上发布的地区目录包含必要的联系信息。VDH 员工的电子邮件地址组成如下：firstname.lastname@vdh.virginia.gov。
  • 请注意，弗吉尼亚州的几个卫生区是当地管理的，FOIA 请求由市或县管理。关于向阿灵顿县、劳登县和费尔法克斯县提交《信息自由法》请求的信息可在各辖区的网站上查阅。
• 您还可以联系 Tammie Smith 咨询有关向 VDH 索取记录的问题。此外，信息自由咨询委员会可以解答您有关 FOIA 的任何问题。可以通过电子邮件foiacouncil@dls.virginia.gov联系该委员会，或致电( 804 ) 698 - 1810或 [免费电话] 866 - 448 - 4100 。

• VDH 必须在收到您的请求后五个工作日内作出回应。“第一天”是指收到您的请求的第二天。这五天不包括周末或节假日。
• 您向 VDH 请求公共记录的原因无关紧要，我们不能在回复您的请求之前询问您为什么想要这些记录。然而，FOIA 允许 VDH 要求您提供您的姓名和法定地址。
• FOIA 要求 VDH 在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：

1. 1. 我们将为您提供您所请求的完整记录。
   2. 我们保留您要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式答复您。该书面材料必须标明所保留记录的数量和主题，并说明允许我们保留记录的弗吉尼亚州法典的具体部分。
   3. 我们提供您所要求的一些记录，但保留其他记录。如果只有一部分记录获得豁免，我们就不能保留整份记录。在这种情况下，我们可能会删除可能被保留的记录部分，并且必须向您提供记录的其余部分。我们必须向您提供书面回复，说明弗吉尼亚州法典中允许保留部分所要求记录的具体部分。
   4. 如果 VDH 实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释导致无法回复的情况。这将使我们有额外 7 个工作日来回应您的请求，使我们总共有12工作日来回应您的请求。

• 如果您请求获取大量记录，并且我们认为在不影响我们其他组织职责的情况下无法在12天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而，《信息自由法》要求我们在向法庭申请更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议。

• 您可能需要为从 VDH 请求的记录付费。VDH 可收取合理费用，但不得超过其访问、复制、提供或搜索请求的记录所产生的实际成本，并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供请求的记录。实际成本包括员工搜索所需记录所花费的时间、复印费用或与提供所需记录直接相关的任何其他成本。它不能包括一般管理费用。
• 如果我们估计响应您的请求将花费超过 $ 200 ，我们可能会要求您支付不超过估计金额的押金，然后再继续处理您的请求。我们回复您的请求所需的五天时间并不包括我们要求支付押金和您回复之间的时间。
• 您可以要求我们提前估算提供您所要求的记录的费用。这将使您提前了解任何费用，或让您有机会修改您的请求以降低估计费用。VDH 将根据要求提前提供成本估算。
• VDH 可能会对员工搜索、审查、复印、编辑和以其他方式准备发布记录的时间收取费用。估计费用基于处理请求的工作人员的每小时工资。

成本 =（处理请求的 VDH 员工的小时工资） X（满足请求所花费的时间）加上（如果提供纸质记录，则纸张和复印费用）加上（如果需要，提供记录的任何特殊介质（例如光盘或 USB 驱动器）的费用）加上邮寄记录的费用。

• 对于寻求广泛电子邮件搜索的请求（来自多名员工的电子邮件和/或几个月或更长时间的时间段），VDH 可能会使用以下流程和公式来检索电子邮件并计算费用：
  • Microsoft Purview eDiscovery 工具用于搜索员工电子邮件档案。根据请求者的搜索参数进行搜索以检索电子邮件。根据检索到的电子邮件数量，按照以下公式估算成本。

步骤1 ：（电子邮件总数）x（审查每封电子邮件需2分钟）= 审查电子邮件所需的总分钟数
步骤2 ：（审查分钟数）除以（ 60分钟）= 审查电子邮件所需的总小时数
步骤3 ：（工作人员审查电子邮件的小时费率）x（审查小时数）= 估计成本。

• 如果您因之前的 FOIA 请求而欠我们钱并且已超过30天未付款，VDH 可能会要求您先支付逾期账单，然后才会回复您的新的 FOIA 请求。
• VDH 的地方卫生区根据其工作单位的成本计算 FOIA 费用。

《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止公开某些记录。 VDH 通常会保留记录，但以下情况除外：

• 人事记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（弗吉尼亚法典1 ））；
• 受律师-客户保密权保护的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 2 ））或律师工作成果（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 3 ））；
• 供应商专有信息（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 6 ））；
• 与合同谈判和授予相关的记录（在合同授予之前）（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 12 ））；
• 医疗和精神记录（弗吉尼亚法典第2 . 2 - 3705 . 5 ( 1 ) 条）；
• 根据第2条 . 1款 (§ 32 . 1 - 111 . 1为指定和验证全州紧急医疗服务系统和服务内的创伤中心和其他专科护理中心而收集的信息和记录及以下各节），标题32 ，第4章， 1 。（弗吉尼亚法典第2 . 2 - 3705 . 5 ( 5 ) 条）；
• 根据前§ 32 . 1 - 102 . 3 :4，以前需要向卫生专员提交与建立新的或扩大现有的临床卫生服务、购置主要医疗设备或某些需要资本支出的项目有关的 。（弗吉尼亚法典第2 . 2 - 3705 . 5 ( 7 ) 条）；
• 卫生专员根据 §§ 32 . 1 - 137 . 4在检查、调查或审核管理式医疗保险计划持照人的过程中复制、记录或收到的任何记录以及32 . 1 - 137 . 5 ，包括书籍、记录、档案、账目、文件、文档以及任何或所有计算机或其他记录。（§《弗吉尼亚法典》 2 . 2 - 3705 . 5 ( 13 ) 条)；
• 卫生委员会收集的患者数据，尚未根据第32 . 1 - 276 . 9条进行处理、核实和发布，由卫生专员根据第32 . 1 - 276 . 4条与之签约的非营利组织向董事会提交报告。《弗吉尼亚法典》 2 . 2 - 3705 . 5 ( 10 )）；以及
• 防止或应对恐怖活动的计划和信息。（§弗吉尼亚法典第2 . 2 - 3705 . 2 ( 4 ) )。